So führen Sie Ihre Stichtagsinventur richtig durch – eine Check-Liste

Bei einer Inventur denkt man gleich an den Stress, die monotone Wochenendarbeit und das Zusammenzählen aller Gegenstände im Betrieb. Gut, wenn Unternehmen freiwillig entscheiden können, ob sie das machen wollen oder nicht. Viele Unternehmen haben jedoch keine Wahl, sie müssen es tun, denn sie sind zur Inventur verpflichtet. Dazu zählen vor allem bilanzierende Unternehmen.

Fehler bei der Stichtagsinventur bringen nicht nur die Planung durcheinander. Sie können auch fatale Folgen für die Unternehmen haben. Wenn man zum Beispiel vergessen hat, dass man noch weitere Gegenstände an einem anderen Ort hat und die bei der Inventur nicht mitgerechnet hat, dann kann das ernste steuerliche Konsequenzen mit sich bringen.

Für einen reibungslosen Ablauf Ihrer Inventur empfiehlt man folgende Schritte durchzuführen:

Einen festen Termin für die Stichtagsinventur festlegen

Am Ende des Jahres wird es für die bilanzierenden Unternehmen ernst – regelmäßig zum 31. Dezember (Bilanzstichtag) müssen Unternehmen alle ihre Wirtschaftsgüter erfassen.  Je später man den Termin festlegt, desto schwieriger wird die Rückrechnung auf den Bilanzstichtag sein. Am besten immer so einplanen, dass man die Stichtagsinventur bis 31.12 erledigt hat, denn sonst muss man die ab dem 1. Januar verkauften oder erstellten Waren bei der Bestandsaufnahme korrigieren.

Interne Ressourcen planen

Wer soll die Inventur durchführen und wie? Teilen Sie ihre Teams in Zweiergruppen auf. Wenn einer ansagt und der andere aufschreibt, geht das wesentlich schneller. Achtung: Die Kontrollen nicht vergessen!

Inventurequipment besorgen

Für einen reibungslosen Ablauf müssen alle Geräte reibungslos funktionieren. Haben Sie genug Datenerfassungsgeräte? Müssen Sie noch Notebooks, Drucker, Ersatzpatronen, etc. besorgen? Die Geräte können Sie problemlos mieten. Auf mietnotebook.de stellen wir Ihnen die gewünschten Laptops auch kurzfristig zur Verfügung. Damit Ihre Stichtagsinventur schnell und effizient abläuft, werden sie bequem spätestens einen Tag vor dem Einsatz geliefert, so dass Sie wie geplant loslegen können. Auch nach der Inventur haben Sie keinen zusätzlichen Aufwand – wir kümmern uns um die Abholung der Laptops.

Welche Waren soll man zählen?

Bei einer Stichtagsinventur sollte man die Warenbestände für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe aufnehmen und messen. Es reicht aber schon, wenn man den Bestand einfach schätzt (man muss das aber trotzdem schriftlich festhalten). Gegenstände wie Muster von Geschäftspartnern, Kommissionsware, in einem Anlagenverzeichnis geführte Anlagegüter wie Werkzeuge, Maschinen, Fahrzeuge muss man nicht aufzählen.

Die Waren sortieren

Damit die Inventur schneller geht und ordentlich durchgeführt wird, müssen die Kundenwaren von den Kommissionwaren getrennt werden. Dabei soll die Ware nach Materialien sortiert werden und es muss dokumentiert werden, wann wo und in welchem Raum sich die Waren befinden.

Dokumentation durchführen

Inventurlisten sind das A und O bei jeder Stichtagsinventur. Diese bekommt man in der Regel beim Hersteller oder aus der Buchhaltungssoftware. Auch in vielen Schreibwarenläden sind solche Listen erhältlich. Ausgefüllte Listen müssen Unternehmen im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungsfrist archivieren – als Schutz gegen mögliche negative steuerliche Folgen. Um ganz sicher zu sein, holen Sie Ihren Steuerberater ins Boot. Er schaut sich Ihre Aufzeichnungen stichprobenartig an und kontrolliert die Bestandsaufnahme. Nicht vergessen – auch solche Kontrollen sollten schriftlich dokumentiert werden.

Machen Sie Ihre Veranstaltung bekannt: PR Tipps für Ihre Veranstaltung

Als Vermieter von Notebooks für Veranstaltungen kommen wir  oft ins Gespräch mit unseren Kunden, die ihre Veranstaltungen effektiv bewerben wollen. Eine Veranstaltung bekannt zu machen erfordert fast genauso viel Zeit wie die organisatorische Vorbereitung. Doch eine ordentliche Event-Promotion ist entscheidend, sei es für die Suche nach Teilnehmern, Events oder Sponsoren. Dafür sind Social Media Kanäle sowie Veröffentlichungen in der Presse besonders gut geeignet.  Mit unseren PR Tipps machen Sie Ihre Veranstaltung bekannt und sprechen die richtigen Zielgruppen an.

Klassische PR-Arbeit ist eine der größten Herausforderungen in der Event-Vorbereitung. Zugegeben,  der Einsatz von Printmedien ist nicht bei jeder Veranstaltung gleich sinnvoll. Doch wenn es um die Veranstaltungen geht, die sich an ein breites Publikum wenden, dann kann ein Hinweis in den Publikumszeitschriften oder Zeitungen enorm bei der Vorbereitung helfen. Auch Fach-Veranstaltungen können gut in den Fachmedien beworben werden. Die Auflage von solchen Medien ist in der Regel nicht sehr hoch, aber sie sprechen die richtigen Zielgruppen an.

Rechtzeitig mit der Kommunikation anzufangen ist sehr wichtig. Vor allem, wenn die Veranstaltung in den Print Medien beworben werden soll. Medien haben oft einen langen Vorlauf und Meldungen, die nach dem Redaktionsschluss reinkommen, können oft gar nicht mehr berücksichtigt werden.

Wie gestaltet man die PR Kommunikation für Veranstaltungen effektiv?

Pressearbeit für Ihre Veranstaltung: Eine Anleitung

Schritt 1: Definieren Sie den Mehrwert Ihrer Veranstaltung.

Journalisten bekommen sehr viele Pressemitteilungen. Damit Ihre Pressemitteilung nicht untergeht, müssen Sie die Besonderheit Ihrer Veranstaltung gleich am Anfang kommunizieren. Veranstaltungen, die durch ihr besonderes Konzept auffallen oder besonders hohen Mehrwert bieten, haben bessere Chancen auf die Aufmerksamkeit der Journalisten

Beispiele für den Mehrwert:

  • Veranstaltungen, in der Vorweihnachtszeit oder vor Ostern stattfinden und einen Bezug zu den Feiertagen haben (Journalisten sind jedes Jahr auf der Suche nach Stories, die zu Ostern und Weihnachten passen und keine trivialen Weihnachtsfeiern sind).
  • Das Thema der Veranstaltung ist an den aktuellen Anlass angeknüpft (Für Fachthemen kann es das Erscheinen einer wichtigen Studie sein, für Publikumsveranstaltungen eine aktuelle politische oder gesellschaftliche Debatte).
  • Ein prominenter Redner nimmt an der Veranstaltung teil.
  • Die Veranstaltung findet an einem Standort statt, der auf der lokalen Ebene große Bedeutung und  einen thematischen Bezug dazu hat.

 

Schritt 2: Finden Sie die Ansprechpartner in den Redaktionen

Reine Fleißarbeit, die aber relativ viel Zeit (oder Geld) kostet.  Die zuständigen Redakteure kann man mit Hilfe der PR-Software herausfinden (s.  Liste am Ende des Handouts) oder einfach selbst abtelefonieren.

Unsere Tipps:

  • Die Zuständigen findet man oft im Impressum der Medien. Vor dem Telefonieren sollte man da reinschauen. Im Impressum findet man nicht nur die Namen der Journalisten, die für bestimmte Ressorts und Themen zuständig sind, sondern auch die zentrale Nummer der Redaktion oder des Verlages.
  • Rufen Sie immer unter den zentralen Nummern an und fragen Sie dort nach Zuständigkeiten. Es wird nicht empfohlen, direkt in der Redaktion anzurufen. Es ist für die Journalisten nervig, wenn man sie mit solchen Fragen von ihrer Arbeit abhält.
  • Oft werden weder Telefonnummern noch E-Mail Adressen herausgegeben. Schicken Sie in diesem Fall eine kurze E-Mail an die allgemeine Redaktionsadresse und beschreiben Sie Ihr Anliegen.

PR Tipps erstellen

 

Die Veranstaltung in die Medien bringen – aber in welche?

Handelt es sich um eine lokale Veranstaltung, die sich an die breite Masse wendet, dann sind Zeitungen meistens die erste Wahl. Dennoch sollte man nicht damit rechnen, dass die Journalisten jede Event-Meldung veröffentlichen werden. Interessant für Journalisten sind nur solche Veranstaltungen, die einen hohen Mehrwert bieten oder etwas Besonderes anbieten, eine tolle Neuigkeit präsentieren oder zum Beispiel Veranstaltungen mit Testimonials.

Auch lokale Veranstaltungen und Events mit sozialem Charakter können für die lokalen Print-Medien interessant sein. Für spezielle Fachveranstaltungen sind Fachmedien die beste Alternative. Auch hier sollte man bedenken: Nur Veranstaltungen, die einen Mehrwert haben, können aufgenommen werden.

Wollen Sie erfahren, welche Schritte noch nötig sind, um Ihre Veranstaltung in die Medien zu bringen? Dann laden Sie unseren Handout herunter. Diesen Text und weitere Ideen, wie Sie Ihre Veranstaltung bekannt machen können, finden Sie dort. Klicken Sie den Link unten an und laden Sie unseren vollständigen Ratgeber herunter.